NetSuite für Werbe- und Marketingagenturen
Projekte, Rahmenverträge und Margen auf einer einzigen Plattform
Cloudmaven implementiert NetSuite für Werbe-, Digital- und Marketingagenturen im DACH-Raum. Von Angebotserstellung über das Management kreativer Ressourcen, die Abrechnung von Rahmenverträgen und die Projektmargenanalyse bis hin zur Konzernkonsolidierung – ein System für die drei Geschäftsmodelle, mit denen Agenturen ihre Umsätze erzielen: Rahmenverträge, Projekte sowie Zeit- und Materialabrechnung.
Warum NetSuite das ideale ERP-System für Werbe- und Marketingagenturen ist
Agenturen müssen drei Herausforderungen gleichzeitig bewältigen: eine Mischung aus Festpreis- und projektbezogener Arbeit, begrenzte kreative Ressourcen mit unterschiedlichen Kompetenzprofilen sowie Margen, die schnell unter Druck geraten können, wenn eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs nicht frühzeitig erkannt wird. Tabellenkalkulationen und isolierte Lösungen funktionieren bei bis zu 50 Mitarbeitern – darüber hinaus bricht die Kontrolle zusammen. NetSuite vereint diese drei Bereiche auf einer einzigen Plattform: SuiteProjects für das Projekt- und Ressourcenmanagement, SuiteBilling für die Abrechnung von Festhonoraren und wiederkehrenden Leistungen sowie integrierte Finanzbuchhaltung und CRM. Cloudmaven implementiert diese Lösungen für Agenturen in der DACH-Region unter Anwendung von Best Practices, die aus realen Agenturprojekten abgeleitet wurden.
Pauschalhonorar, Projektabrechnung und Zeit- und Materialabrechnung – alles in einem:
Drei Geschäftsmodelle in einem System, ganz ohne Umwege.
Kreatives Ressourcenmanagement:
Kompetenzbasierte Zuweisung von Designern, Strategen, Entwicklern und Content-Erstellern – mit echter Prognosetiefe.
Transparenz bei den Margen nach Kunde, Projekt, Standort und Fachbereich:
Wo erzielt die Agentur tatsächlich Gewinne, und wo subventioniert ein Kunde einen anderen?
Mehrere Währungen, mehrere Tochtergesellschaften:
– Optimierte Konzernkonsolidierung für internationale Netzwerkagenturen und Holdingstrukturen.
Vorteile von NetSuite für Werbe- und Marketingagenturen
Drei Abrechnungsmodelle in einem System
-Retainer (wiederkehrende Abrechnung über SuiteBilling), Festpreisprojekte und Zeit- und Materialprojekte werden alle in derselben Datenbank verwaltet – einschließlich der automatischen Umsatzrealisierung für jedes Modell.
„True Customer Profitability“
: Die Margen werden nach Kunde, Projekt, Fachbereich und Standort in Echtzeit berechnet. Die unangenehme Frage „Verlieren wir bei Kunde X tatsächlich Geld?“ lässt sich nun auf der Grundlage von Fakten beantworten.
Kreative Ressourcenprognose
Wer steht nächste Woche zur Verfügung? Welche Kompetenzen werden in drei Monaten besonders gefragt sein? SuiteProjects liefert die Antworten – anstatt sich auf das Bauchgefühl der Ressourcenmanager zu verlassen.
Abrechnung in mehreren Währungen
Internationale Kunden erhalten Rechnungen in USD, GBP und CHF korrekt, konsolidiert und berichtet. Wechselkursdifferenzen werden automatisch verbucht.
Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs lässt sich bereits frühzeitig erkennen:
Tatsächliche und veranschlagte Arbeitsstunden, Aufgaben außerhalb des Projektumfangs sowie der Budgetverbrauchsverlauf sind in Echtzeit einsehbar. Eskalationsgespräche mit Kunden basieren auf Daten und nicht auf Erinnerungslücken.
Skalierbar für Netzwerk- und Holding-Strukturen
Mehrere Agenturmarken, Standorte und Tochtergesellschaften werden innerhalb einer einzigen NetSuite-Instanz mit konzernweiter Konsolidierung betrieben. Die Integration von Unternehmensübernahmen und -fusionen wird dadurch erheblich vereinfacht.
Häufige Herausforderungen in Werbe- und Marketingagenturen – gelöst mit NetSuite
Agenturen stehen vor spezifischen betrieblichen und finanziellen Herausforderungen, die von allgemeinen ERP-Systemen nicht berücksichtigt werden. NetSuite löst die fünf häufigsten davon:
Eine Mischung aus Festpreis- und projektbasiertem Geschäft
Rahmenverträge in Excel, Projekte in Asana, Abrechnung in einem separaten Tool – das funktioniert bis zu etwa 50 Mitarbeitern. Ab diesem Punkt versagt das System. NetSuite fasst alle Abrechnungsmodelle in einer einzigen Datenbank zusammen.
Margenverringerung aufgrund von Scope Creep
Kreative Arbeit lässt Raum für Iterationen – doch jede Runde kostet Geld. NetSuite zeigt in Echtzeit den Burndown im Vergleich zu den Budgetdaten an und ermöglicht so datengestützte Eskalationsgespräche.
Zersplitterte Tool-Landschaft
Google Sheets, Toggl/Harvest, ein separates Buchhaltungstool, ein Ressourcenmanagement-Tool und ein Projektmanagement-Tool – das sind mehr als fünf Tools, die nicht miteinander kommunizieren. NetSuite führt sie zusammen.
Begrenzte kreative Ressourcen
Designer, Strategen und Entwickler sind teuer und schwer zu finden. Ohne kompetenzbasierte Prognosetools werden Engpässe erst erkannt, wenn es bereits zu spät ist – oder Top-Talente werden nicht voll ausgeschöpft. SuiteProjects löst beide Probleme.
Abrechnung für mehrere Kunden in verschiedenen Währungen
Internationale Kunden, lokale Steuervorschriften, konsolidierte Konzernberichterstattung – alles in einer einzigen NetSuite-Instanz, anstatt Tabellenkalkulationen zu verwenden, um die Lücke zwischen Buchhaltung und Berichterstattung zu schließen.
Unternehmen, die bereits auf unser Portfolio vertrauen
Häufig gestellte Fragen – NetSuite für Werbe- und Marketingagenturen
Agenturen benötigen ein ERP-System, das drei Geschäftsmodelle gleichzeitig unterstützt: Retainer-Abrechnung (wiederkehrende Zahlungen), Festpreisprojekte sowie Zeit- und Materialabrechnung. Gleichzeitig muss es in der Lage sein, kreative Ressourcenprognosen zu erstellen und die Kundenabrechnung in mehreren Währungen durchzuführen. NetSuite ist das einzige Tier-1-Cloud-ERP auf dem DACH-Markt, das diese Anforderungen von Haus aus erfüllt – ohne separates Abrechnungstool oder Excel-Workarounds.
Retainer werden über das SuiteBilling-Modul als Abonnements verwaltet: monatlich oder vierteljährlich wiederkehrende Rechnungen, automatische anteilige Berechnungen bei Beginn zur Jahresmitte, Upgrades und Downgrades, Verlängerungen sowie Kündigungen. Die parallel in SuiteProjects geleisteten Arbeitsstunden werden dem Retainer-Budget belastet – Leistungen, die nicht im Leistungsumfang enthalten sind, werden klar ausgewiesen und können separat in Rechnung gestellt werden.
NetSuite SuiteProjects bietet eine kompetenzbasierte Ressourcenplanung mit Verfügbarkeitsdaten in Echtzeit. Designer, Strategen, Entwickler und Content-Ersteller werden anhand ihrer Kompetenzen und Rollen modelliert; die Planung kann wöchentlich, monatlich oder projektbezogen erfolgen. Dashboards zeigen die Kapazitätsauslastung, Engpässe und Unterauslastung an – nach Fachbereich, Team und Standort.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich die Einführung für Unternehmen mit etwa 30 bis 50 Mitarbeitern lohnt, da sich Tabellenkalkulationen und isolierte Tools bei dieser Größe betrieblich nur noch schwer verwalten lassen. Für Holdinggesellschaften oder Netzwerkagenturen mit mehreren Marken lohnt sich NetSuite oft schon früher, da die Konzernkonsolidierung einen unmittelbaren Mehrwert bietet.
NetSuite verfügt über eine offene REST/SOAP-API. Standardintegrationen mit Asana, Monday.com oder Jira sind über SuiteCloud-Konnektoren oder iPaaS-Lösungen verfügbar. Kreativtools wie Figma oder Adobe sind in der Regel nicht direkt in das ERP-System integriert – stattdessen synchronisieren wir Projektmanagement-Tools, in denen Aufgaben und Zeitaufwände ohnehin erfasst werden.
NetSuite berechnet die Kundenrentabilität automatisch, indem alle Kosten (Mitarbeiterstunden zu internen Kostensätzen, Aufwendungen und Dienstleistungen von Drittanbietern) den jeweiligen Kundenerlösen zugeordnet werden. Dashboards zeigen die Margen nach Kunden, Fachbereich, Projekt und Standort an. Damit ist die Debatte um die Frage „Welche Kunden sind wirklich profitabel?“ beendet – denn die Entscheidung basiert nun auf Daten statt auf Bauchgefühl.
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Cloudmaven & NetSuite
Als NetSuite-Partner unterstützt Cloudmaven Unternehmen bei der Implementierung, Anpassung und Weiterentwicklung der Plattform. Unser Schwerpunkt liegt auf einer soliden Governance, klaren Prozessen und einer Systemarchitektur, die internationale Anforderungen an das Management, die Compliance und das Berichtswesen zuverlässig erfüllt. Unser Ziel ist es, eine Lösung bereitzustellen, die einen messbaren Mehrwert bietet und eine nachhaltige Kapitalrendite gewährleistet.
Unsere zertifizierten Berater und technischen Experten begleiten Sie während des gesamten Projekts. In enger Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihrem Team erarbeiten sie praktikable Lösungen und setzen diese strukturiert um. Sie profitieren von festen Ansprechpartnern, die Ihr Geschäftsmodell, Ihre Prozesse und Ihre Ziele genau kennen.
Bei Cloudmaven erhalten Sie alle Dienstleistungen aus einer Hand – sei es bei der Lizenzierung, der Implementierung, der Lokalisierung oder der Integration zusätzlicher Systeme. Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung und unserer fundierten Expertise bei der Umsetzung komplexer ERP- und Cloud-Projekte.
Unser Service
Netsuite Lizenzierung
Change Management
NetSuite Implementierung & SuiteSuccess
Lokalisierungen und globale Expansion
Support
Kundenstimmen
Svenja Frankenberger
Head of Accounting, Qualifyze
Die Umsatzrealisierung benötigte früher fünf Arbeitstage eines Mitarbeiters.
Mit NetSuite ist sie heute zu 100 % automatisiert.
Richard Gausch
CFO, TEVEO GmbH
Cloudmaven unterstützt uns auf unserem Wachstumskurs. Teveo wurde 2019 von zwei Gründern ins Leben gerufen und ist seitdem auf über 100 engagierte Teammitglieder gewachsen, wobei der Umsatz von null auf über 50 Millionen Euro gestiegen ist. Wir freuen uns, von der Cloudmaven AG mit ihrer ERP- und Finanzexpertise beraten zu werden.
Martin Hoffmann
CFO und Co-CEO, ON
Dieses Tool ist für uns so wertvoll, dass sich sein Nutzen kaum in Zahlen ausdrücken lässt. Es spart enorm viel Zeit und Energie und steht finanziell für genau die Freiheit, die wir unseren Mitarbeitenden im Arbeitsalltag ermöglichen wollen.
Jan Christopher Stahl
CEO, TEVEO GmbH
Wir haben uns für die Cloudmaven AG entschieden, weil ihre zuverlässigen End-to-End-Lösungen es uns ermöglichen, unser Unternehmen sicher, präzise und skalierbar weiterzuentwickeln.
Entdecken Sie die NetSuite Module
Finanzverwaltung
Das NetSuite Finanzmodul bildet das finanzielle Rückgrat der ERP-Software für Ihr Unternehmen. Es deckt alle zentralen Aufgaben ab, von der Buchhaltung und dem Berichtswesen bis zur Einhaltung internationaler gesetzlicher Vorschriften.
Finanzdaten sind in Echtzeit verfügbar und schaffen volle Transparenz über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. So können Abschlüsse schneller erstellt, Risiken frühzeitig erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Globales Business Management mit OneWorld
NetSuite bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung internationaler Geschäftsstrukturen. Unternehmen verwalten Standorte und Unternehmen über Ländergrenzen hinweg in einem System.
Dazu gehören auch internationale Steuer-, Währungs- und regulatorische Anforderungen.
Globale Prozesse werden standardisiert und lokale Besonderheiten können dennoch klar abgebildet werden. So behalten Unternehmen auch in komplexen, internationalen Strukturen jederzeit die Kontrolle und den Überblick.
Abonnementverwaltung mit SuiteBilling
Mit NetSuite können Sie wiederkehrende Rechnungen und Einnahmen effizient und transparent verwalten. Abonnements, Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung werden automatisch und in Übereinstimmung mit den Vorschriften abgebildet. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Vertragsbedingungen, Umsätze und finanzielle Verpflichtungen.
Human Capital Management mit NetSuite SuitePeople
NetSuite SuitePeople vereinheitlicht HR-, Gehaltsabrechnungs- und Personaldaten in NetSuite und bietet Transparenz in Echtzeit und genaue Berichte. Es reduziert manuelle Prozesse, verbessert die Effizienz und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Mit Cloudmaven erhalten Sie eine skalierbare, vollständig integrierte Lösung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
NetSuite Inventory Management
NetSuite Inventory Management bietet Echtzeittransparenz über alle Standorte hinweg und hilft Unternehmen, die richtigen Lagerbestände zu halten und gleichzeitig das Betriebskapital zu optimieren. Bedarfsgesteuerter Nachschub, automatisierte Workflows und intelligente Erfüllung reduzieren Fehlbestände, überschüssige Bestände und betriebliche Ineffizienzen.
NetSuite Customer Relationship Management (CRM)
NetSuite CRM vereint Kundenmanagement, Vertrieb, Finanzen und Betriebsabläufe in einem einzigen System, macht Integrationen überflüssig und bietet eine vollständige Kundenansicht in Echtzeit. Es verbindet alle wichtigen Prozesse und sorgt für genaue Daten, nahtlose Zusammenarbeit und automatisierte Workflows in allen Teams.
NetSuite Lagerverwaltung (WMS)
NetSuite WMS optimiert die Lagerprozesse und erhöht die Bestandsgenauigkeit. Wareneingang, Kommissionierung und Versand werden automatisiert und effizient gesteuert. Das Ergebnis sind schnellere Prozesse, geringere Fehlerquoten und eine bessere Auslastung der Lagerressourcen.
NetSuite SuiteProjekte
Mit NetSuite SuiteProjects verwalten Unternehmen ihr gesamtes Dienstleistungsgeschäft in einer integrierten Plattform, von der Identifizierung neuer Projekte über die Planung und Umsetzung bis hin zur Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung.
NetSuite Suite Beschaffung
NetSuite Procurement Management strukturiert und automatisiert den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bedarfsermittlung bis hin zu Genehmigungen und Bestellungen. Zentrale Kontrolle, klare Genehmigungsprozesse und vollständige Ausgabentransparenz ermöglichen eine bessere Kostenkontrolle und senken die Betriebsausgaben.
Erlösrealisierung
NetSuite Revenue Recognition automatisiert die konforme Umsatzplanung, -zuweisung und -berichterstattung gemäß Standards wie ASC 606 und IFRS 15. Es reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Revisionssicherheit und bietet Echtzeittransparenz für schnellere und zuverlässigere Finanzentscheidungen.