NetSuite Procurement: Kontrolle über jeden Schritt – von der Bestellung bis zur Zahlung
Nicht autorisierte Ausgaben, Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften durch Lieferanten und der manuelle Rechnungsabgleich sind die häufigsten Probleme im Einkauf. NetSuite SuiteProcurement löst alle drei Probleme mit automatisierten Workflows, einem Lieferantenportal und integriertem Drei-Wege-Abgleich.
Was ist NetSuite SuiteProcurement?
Beschaffungsprobleme beginnen in der Regel auf die gleiche Weise: eine Bestellung, die außerhalb des Systems erstellt wurde, eine Rechnung, die nicht mit dem Wareneingang übereinstimmt, eine Lieferantenvereinbarung, die niemand vor der Zahlungsfreigabe geprüft hat. Das sind keine Prozessfehler.
Sie entstehen, wenn die Beschaffung über E-Mail, Tabellenkalkulationen und ein ERP-System läuft, das nicht mit dem Lieferanten kommuniziert. NetSuite SuiteProcurement vereint den gesamten Zyklus von der Beschaffung bis zur Bezahlung in einem einzigen System. Anforderungen werden an genehmigte Lieferanten weitergeleitet, wobei die Vertragsbedingungen automatisch durchgesetzt werden. Der Drei-Wege-Abgleich kennzeichnet Unstimmigkeiten, bevor sie zu Streitigkeiten werden. Und das Lieferantenportal ersetzt E-Mails durch einen strukturierten Kommunikationskanal, der für beide Seiten in Echtzeit sichtbar ist.
End-to-End-Beschaffung bis zur Bezahlung
Lieferantenportal
Automatisierter Drei-Wege-Abgleich
Genehmigungsworkflows und Ausgabenkontrolle
Was sich ändert, wenn die Beschaffung in NetSuite läuft
Ungenehmigte Ausgaben stoppen, bevor sie beginnen
Genehmigungsworkflows fangen jede Kaufanfrage ab, bevor sie zu einer Bestellung wird. Budgetgrenzen, Lieferantenbeschränkungen und Genehmigungsschwellen werden vom System durchgesetzt, nicht von jemandem, der sie bei einer Überprüfung entdeckt.
Die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern sich spürbar
Wenn Lieferanten ein Portal haben, über das sie den Bestellstatus überprüfen, Rechnungen einreichen und Fragen stellen können, anstatt Ihr AP-Team anzurufen, verbringen beide Seiten weniger Zeit mit der Koordination und mehr Zeit mit der eigentlichen Beziehung.
Rechnungsbearbeitung wird schneller, Streitfälle werden seltener
Der automatisierte Drei-Wege-Abgleich fängt Unstimmigkeiten frühzeitig auf. Die meisten Rechnungen, die korrekt übereinstimmen, können ohne manuelle Überprüfung genehmigt und zur Zahlung eingeplant werden, was die Bearbeitungszeit verkürzt und den Rückstand in der Kreditorenbuchhaltung abbaut.
Ausgabentransparenz wird von monatlich auf Echtzeit umgestellt
Alle Beschaffungsaktivitäten nach Lieferant, Kostenstelle, Kategorie und Projekt sind an einem Ort sichtbar. CFOs und Einkaufsleiter treffen ihre Entscheidungen nicht mehr auf der Grundlage des Berichts vom letzten Monat.
Indirekte Beschaffung hört auf, ein Schattenprozess zu sein
Indirekte Einkäufe werden direkt in der Plattform mit der gleichen Genehmigungs- und Abgleichslogik wie die direkte Beschaffung abgewickelt. Keine systemfremden Einkäufe mehr, die in der Spesenabrechnung entdeckt werden.
Verbesserte Verhandlungsposition durch konsolidierte Ausgaben
Wenn sich alle Einkaufsdaten in einem System befinden, werden die konsolidierten Lieferantenausgaben sichtbar. Diese Transparenz ist bei Verhandlungen, Leistungsüberprüfungen und Vertragsverlängerungen von Vorteil.
Von der Kaufanfrage bis zur Bezahlung der Lieferanten haben Sie bei jedem Schritt volle Ausgabentransparenz und -kontrolle.
NetSuite Procurement in der Praxis
Wir verbinden Ihre relevanten Systeme nahtlos
NetSuite bietet flexible Integrationsmöglichkeiten zu bestehenden Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, HubSpot, Workday, Perk sowie zu Banken, Zahlungsanbietern und speziellen Finanztools.
Die Beschaffungsprobleme, die NetSuite löst
Unkontrollierter Einkauf, Lücken bei der Einhaltung von Lieferantenstandards und manuelle Rechnungsverarbeitung müssen nicht mit Ihrem Unternehmen mitwachsen. NetSuite zentralisiert die Beschaffungsprozesse in einer Plattform und schafft so Transparenz, Kontrolle und Effizienz über den gesamten Einkaufszyklus.
Die Kommunikation mit den Lieferanten wird über einen einzigen, gemeinsam genutzten Kanal rationalisiert, während Vertragsbedingungen und Preise automatisch zum Zeitpunkt der Bestellung durchgesetzt werden. Integrierte Genehmigungs-Workflows und Echtzeitdaten sorgen für eine genaue Nachverfolgung, aktuelle Ausgabentransparenz und einen vollständig konformen, revisionssicheren Beschaffungsprozess.
Unternehmen, die bereits auf unser Portfolio vertrauen
FAQs
Ja, und zwar automatisch, nicht manuell. Das System vergleicht die Bestellung, den Wareneingang und die Lieferantenrechnung Zeile für Zeile. Übereinstimmungen werden an die Genehmigungswarteschlange weitergeleitet; Unstimmigkeiten werden zur Überprüfung markiert, bevor eine Zahlung getätigt wird. Für Teams mit hohem Rechnungsaufkommen rechtfertigt dies in der Regel allein schon die Implementierung.
Ja, das Lieferantenportal ist auch für Lieferanten ohne NetSuite Benutzerlizenz zugänglich. Lieferanten melden sich über ein spezielles Portal an, um Bestellungen einzusehen, Rechnungen einzureichen und den Zahlungsstatus zu überprüfen. Der Zugang wird kontrolliert und ist auf ihre eigenen Transaktionen beschränkt.
Genehmigungs-Workflows in NetSuite sind in hohem Maße nach Betrag, Abteilung, Kostenstelle, Lieferantenkategorie oder einer beliebigen Kombination von Kriterien konfigurierbar. Es werden sowohl mehrstufige als auch parallele Genehmigungen unterstützt. Wir bilden Ihre bestehende Genehmigungslogik während der Scoping-Phase ab, um sicherzustellen, dass nichts vereinfacht wird.
Nativ. Bestellungen sind in der Bestandsplanung sichtbar, Wareneingänge aktualisieren die Lagerbestände in Echtzeit, und genehmigte Rechnungen werden direkt in die Kreditorenbuchhaltung und das Hauptbuch gebucht. Es ist keine separate Integration zwischen Beschaffung, Inventar und Finanzen erforderlich.
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Cloudmaven & NetSuite
Als NetSuite-Partner unterstützt Cloudmaven Unternehmen bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung der Plattform. Wir konfigurieren NetSuite so, dass es wirklich zu Ihrem Geschäftsmodell passt; mit einer Architektur, die internationale Compliance- und Berichtsanforderungen unterstützt, ohne zu einer Blackbox zu werden.
Unsere Berater und Entwickler verfügen über tiefgreifende Kenntnisse von NetSuite. Und sie verstehen die realen Herausforderungen, mit denen CFOs, Finanzteams und Betriebsleiter konfrontiert sind. Das ist es, was uns auszeichnet: Wir reden nicht nur über Systeme. Wir entwickeln Lösungen, die in der täglichen Praxis funktionieren.
Alle Dienstleistungen unter einem Dach, von der Lizenzierung und Implementierung bis hin zur Lokalisierung, Integration und dem laufenden Support. Keine Weitergabe der Verantwortung. Keine Wissenslücken zwischen den Projektphasen.
Unser Service
Netsuite Lizenzierung
Change Management
NetSuite Implementierung & SuiteSuccess
Lokalisierungen und globale Expansion
Support
Kundenstimmen
Svenja Frankenberger
Head of Accounting, Qualifyze
Die Umsatzrealisierung benötigte früher fünf Arbeitstage eines Mitarbeiters.
Mit NetSuite ist sie heute zu 100 % automatisiert.
Richard Gausch
CFO, TEVEO GmbH
Cloudmaven unterstützt uns auf unserem Wachstumskurs. Teveo wurde 2019 von zwei Gründern ins Leben gerufen und ist seitdem auf über 100 engagierte Teammitglieder gewachsen, wobei der Umsatz von null auf über 50 Millionen Euro gestiegen ist. Wir freuen uns, von der Cloudmaven AG mit ihrer ERP- und Finanzexpertise beraten zu werden.
Martin Hoffmann
CFO und Co-CEO, ON
Dieses Tool ist für uns so wertvoll, dass sich sein Nutzen kaum in Zahlen ausdrücken lässt. Es spart enorm viel Zeit und Energie und steht finanziell für genau die Freiheit, die wir unseren Mitarbeitenden im Arbeitsalltag ermöglichen wollen.
Jan Christopher Stahl
CEO, TEVEO GmbH
Wir haben uns für die Cloudmaven AG entschieden, weil ihre zuverlässigen End-to-End-Lösungen es uns ermöglichen, unser Unternehmen sicher, präzise und skalierbar weiterzuentwickeln.
Zentrale Funktionen im Überblick
Lieferanten-Management
Zentralisierte Lieferantenstammdaten, Vertragsmanagement und Leistungsverfolgung. Lieferantenauswahl, -qualifizierung und -bewertung werden an einem Ort verwaltet und sind für Beschaffung, Finanzen und Betrieb zugänglich.
Bestellungsmanagement
Vollständiger Überblick darüber, was bestellt wurde, zu welchem Preis und wann die Lieferung erwartet wird. Bestellungen sind mit der Bestandsplanung, den Budgetcodes und den Genehmigungsunterlagen verknüpft.
Rechnungsverarbeitung & Drei-Wege-Abgleich
Automatisierter Vergleich von Bestellungen, Wareneingängen und Lieferantenrechnungen. Abgeglichene Rechnungen werden zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet; Unstimmigkeiten werden gekennzeichnet und vor der Zahlung zur Klärung in die Warteschlange gestellt.
Indirekte Beschaffung
Nicht-lagernde und indirekte Einkäufe werden über dieselben Genehmigungs- und Abgleichs-Workflows abgewickelt wie die direkte Beschaffung. Volle Ausgabentransparenz unabhängig von der Art des Einkaufs.
Genehmigungsworkflows & Ausgabenkontrolle
Konfigurierbar nach Betrag, Abteilung, Lieferant oder Kategorie. Mehrstufige und parallele Genehmigungen werden unterstützt. Jede Kaufanfrage wird auf der richtigen Ebene geprüft, bevor sie zu einer verbindlichen Bestellung wird.
Beschaffungsanalyse & Berichterstattung
Dashboards für die Ausgaben in Echtzeit nach Lieferant, Kostenstelle, Kategorie und Projekt. Unterstützt strategische Beschaffungsentscheidungen, Leistungsprüfungen von Lieferanten und Compliance-Berichte.
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Entdecken Sie die NetSuite Module
Finanzverwaltung
Das NetSuite Finanzmodul bildet das finanzielle Rückgrat der ERP-Software für Ihr Unternehmen. Es deckt alle zentralen Aufgaben ab, von der Buchhaltung und dem Berichtswesen bis zur Einhaltung internationaler gesetzlicher Vorschriften.
Finanzdaten sind in Echtzeit verfügbar und schaffen volle Transparenz über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens. So können Abschlüsse schneller erstellt, Risiken frühzeitig erkannt und fundierte Entscheidungen getroffen werden.
Globales Business Management mit OneWorld
NetSuite bietet eine zentrale Plattform für die Verwaltung internationaler Geschäftsstrukturen. Unternehmen verwalten Standorte und Unternehmen über Ländergrenzen hinweg in einem System.
Dazu gehören auch internationale Steuer-, Währungs- und regulatorische Anforderungen.
Globale Prozesse werden standardisiert und lokale Besonderheiten können dennoch klar abgebildet werden. So behalten Unternehmen auch in komplexen, internationalen Strukturen jederzeit die Kontrolle und den Überblick.
Abonnementverwaltung mit SuiteBilling
Mit NetSuite können Sie wiederkehrende Rechnungen und Einnahmen effizient und transparent verwalten. Abonnements, Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung werden automatisch und in Übereinstimmung mit den Vorschriften abgebildet. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Vertragsbedingungen, Umsätze und finanzielle Verpflichtungen.