Von manueller Abstimmung zu einem verbundenen Finanzsystem
Qualifyze, ein skalierbares NetSuite-Fundament für einen schnell wachsenden Supply-Chain-Auditor
Qualifyze
Geschäftlicher Nutzen auf einen Blick
- Intercompany-Konsolidierung zwischen Deutschland und Spanien von 3 Arbeitstagen auf einen einzigen Klick reduziert
- Umsatzrealisierung, zuvor eine manuelle Aufgabe von 5 Tagen, läuft jetzt zu 100 % automatisiert
- Eine NetSuite-Plattform für Record to Report, Revenue Management, Order to Cash, Procure to Pay und Anlagenbuchhaltung
- Multi-Entity-Struktur live unter NetSuite OneWorld, mit einheitlichen Standards über beide Tochtergesellschaften hinweg
- Strukturierter Datenaustausch mit Amazon Redshift, HubSpot und Spendesk eingerichtet
- Ein Finanzsystem, das mit Qualifyzes fortgesetztem internationalem Wachstum mitwächst
Die Ambition
Qualifyze mit Hauptsitz in Frankfurt am Main hilft Unternehmen aus der Pharma- und Life-Sciences-Branche, Risiken in ihren Lieferantennetzwerken zu managen. Über ein globales Netzwerk erfahrener Auditoren und eine der branchenweit größten Datenbanken strukturierter GxP-Auditdaten macht Qualifyze aus einem traditionell manuellen, papierlastigen Compliance-Prozess einen datengetriebenen – und verschafft seinen Kunden klare, auswertbare Einblicke in die Lieferantenqualität über die gesamte Lieferkette hinweg.
Als Qualifyze selbst zu einer Multi-Entity-Organisation heranwuchs, stand das eigene Finanzteam vor einem vertrauten Problem – demselben, bei dessen Lösung Qualifyze seinen Kunden hilft. Finanzdaten lagen in getrennten Tools, der Buchungsabschluss war manuelle, personenabhängige Arbeit, und das Unternehmen brauchte ein System, das so schnell wachsen konnte wie das Geschäft selbst.
Die Herausforderung
- Keine einheitliche Datenquelle über die deutsche Muttergesellschaft und ihre spanische Tochtergesellschaft hinweg
- Intercompany-Konsolidierung manuell durchgeführt, band jeden Zyklus eine dedizierte Person für mehrere Arbeitstage
- Umsatzrealisierung von Hand berechnet, was bis zu fünf Arbeitstage Buchhaltungszeit in Anspruch nahm
- Vertrags- und Abrechnungslogik in Qualifyzes eigener Plattform und Airtable verwaltet, wobei Finanzdaten sauber von Amazon Redshift ins ERP fließen mussten
- Spesen- und Lieferantenrechnungsmanagement über Spendesk, Vertriebs- und Lead-Daten über HubSpot – alles musste an einen zentralen Finanzkern angebunden werden
Projektübersicht
~4 Monate
Geplantes Implementierungsfenster gemäß Statement of Work, März–Juli 2024
2 Gesellschaften, 1 Plattform
NetSuite OneWorld live für die deutsche Muttergesellschaft und die spanische Tochtergesellschaft
Train-the-Trainer
Schlüsselanwender direkt während der Konfiguration befähigt, begleitet von einer eigenen UAT-Phase
Die Transformation
Inplenion.ERP implementierte Oracle NetSuite SuiteSuccess Financials First, konfiguriert speziell für Qualifyzes länderübergreifende Zwei-Gesellschaften-Struktur – Deutschland als Muttergesellschaft und Spanien als Tochtergesellschaft – unter NetSuite OneWorld.
- Record to Report: Kontenplan, Segmente, Multi-Währung und standardisierter Periodenabschluss, lokalisiert für Deutschland und Spanien.
- Automatisiertes Intercompany-Management: Intercompany-Transaktionen zwischen den beiden Gesellschaften werden automatisch erstellt, verwaltet und eliminiert.
- Revenue Management: automatisierte Regeln zur Umsatzrealisierung und Buchungssätze, ersetzen die manuelle Berechnung.
- Order to Cash & Procure to Pay: strukturierte Verkaufsaufträge, Abrechnungspläne, Lieferantenmanagement und elektronische Bankzahlungen.
- Acquire to Retire: Anlagenmanagement mit standardisiertem Kontenplan für Abschreibungen und Anlagenabgänge.
- Vernetzte Architektur: strukturierter Datenaustausch mit Amazon Redshift, HubSpot und Spendesk, plus Standard-Exportdateien für DATEV.
- Train-the-Trainer-Befähigung: Schlüsselanwender wurden direkt während der Konfiguration geschult, damit das Finanzteam das System von Tag eins an selbst verantworten konnte.
Die Ergebnisse
In den eigenen Worten beschreibt das Finanzteam von Qualifyze die Wirkung von NetSuite auf zwei seiner zeitaufwendigsten Prozesse:
„Konsolidierung von zwei Gesellschaften, zuvor 3 Arbeitstage für eine Person, jetzt auf Knopfdruck.“
Malte Friedrich
Team Lead Finance Operations, Qualifyze
„Die Umsatzrealisierung hat früher 5 Arbeitstage für eine Person in Anspruch genommen. Dank NetSuite ist sie jetzt zu 100 % automatisiert.“
Svenja Frankenberger
Head of Accounting, Qualifyze
Mit NetSuite hat Qualifyze tagelange manuelle Konsolidierung und Umsatzberechnung durch ein verbundenes, automatisiertes Finanz-Fundament ersetzt – gebaut, um ebenso zuverlässig zu skalieren wie die Lieferketten, die das Unternehmen für seine Kunden überwacht.