Des rapprochements manuels à un système financier connecté
Qualifyze : un socle NetSuite évolutif pour un spécialiste de l’audit de la chaîne d’approvisionnement en forte croissance
Qualifyze
Les résultats en un coup d’œil
- La consolidation intragroupe entre l’Allemagne et l’Espagne est passée de 3 jours ouvrés à un seul clic
- La comptabilisation du chiffre d’affaires, qui prenait auparavant 5 jours de travail manuel, est désormais automatisée à 100 %
- Une plateforme NetSuite couvrant Record-to-Report, la gestion du chiffre d’affaires, Order-to-Cash, Procure-to-Pay ainsi que les immobilisations
- Une structure multisociété en production sous NetSuite OneWorld, avec des normes communes aux deux entités
- Des échanges de données structurés avec Amazon Redshift, HubSpot et Spendesk
- Un système financier conçu pour accompagner la poursuite de la croissance internationale de Qualifyze
L’ambition
Qualifyze, dont le siège est à Francfort-sur-le-Main, aide les entreprises pharmaceutiques et des sciences de la vie à gérer les risques au sein de leurs réseaux de fournisseurs. Grâce à un réseau mondial d’auditeurs experts et à l’une des plus grandes bases de données structurées d’audit GxP du secteur, Qualifyze transforme un processus de conformité traditionnellement manuel et fondé sur le papier en une démarche fondée sur les données. Ses clients disposent ainsi d’une vision claire et exploitable de la qualité des fournisseurs sur toute la chaîne d’approvisionnement.
En devenant elle-même une organisation multisociété, Qualifyze a rencontré un problème familier, celui qu’elle aide ses clients à résoudre. Les données financières étaient dispersées dans des outils déconnectés, la clôture reposait sur des tâches manuelles dépendant de certaines personnes, et l’entreprise avait besoin d’un système capable de grandir au même rythme qu’elle.
Le défi
- Aucune source unique de vérité entre la société mère allemande et sa filiale espagnole
- Une consolidation intragroupe manuelle mobilisant une personne dédiée pendant plusieurs jours ouvrés à chaque cycle
- Une comptabilisation du chiffre d’affaires calculée manuellement, représentant jusqu’à cinq jours ouvrés de travail comptable
- Une logique contractuelle et de facturation gérée dans la plateforme de Qualifyze et dans Airtable, avec des données financières devant circuler proprement d’Amazon Redshift vers l’ERP
- La gestion des dépenses et des factures fournisseurs dans Spendesk, les données commerciales et de prospects dans HubSpot : le tout à connecter à un même cœur financier
Le projet en bref
Environ 4 mois
Période de déploiement prévue au cahier des charges, de mars à juillet 2024
2 entités, 1 plateforme
NetSuite OneWorld en production pour la société mère allemande et sa filiale espagnole
Formation des formateurs
Des utilisateurs référents formés directement pendant la configuration, avec une phase dédiée de recette utilisateur
La transformation
Cloudmaven a déployé Oracle NetSuite SuiteSuccess Financials First, configuré spécifiquement pour la structure transfrontalière à deux entités de Qualifyze, avec l’Allemagne comme société mère et l’Espagne comme filiale, sous NetSuite OneWorld.
- Record-to-Report. Plan comptable, segments, gestion multidevise et clôture périodique harmonisée, adaptés à l’Allemagne et à l’Espagne.
- Gestion automatisée des opérations intragroupe. Les transactions entre les deux entités sont créées, gérées et éliminées automatiquement.
- Gestion du chiffre d’affaires. Règles de comptabilisation du chiffre d’affaires et écritures comptables automatisées, remplaçant les calculs manuels.
- Order-to-Cash et Procure-to-Pay. Commandes clients, échéanciers de facturation et gestion des fournisseurs structurés, avec Electronic Bank Payments.
- Acquire-to-Retire. Gestion des immobilisations avec un plan comptable harmonisé pour les amortissements et les sorties.
- Une architecture connectée. Des échanges de données structurés avec Amazon Redshift, HubSpot et Spendesk, ainsi que des fichiers d’export standard pour DATEV.
- Formation des formateurs. Les utilisateurs référents ont été formés directement pendant la configuration, pour que l’équipe financière puisse prendre le système en main dès le premier jour.
Les résultats
L’équipe financière de Qualifyze décrit, avec ses propres mots, l’effet de NetSuite sur deux de ses processus les plus chronophages.
« La consolidation de deux sociétés mobilisait auparavant une personne pendant trois jours ouvrés. Elle se fait désormais en un clic. »
Malte Fraedrich
Responsable des opérations financières, Qualifyze
« La comptabilisation du chiffre d’affaires prenait auparavant 5 jours ouvrés à une personne. Aujourd’hui, grâce à NetSuite, elle est automatisée à 100 %. »
Svenja Frankenberger
Responsable de la comptabilité, Qualifyze
Avec NetSuite, Qualifyze a remplacé des journées de consolidation et de calcul du chiffre d’affaires manuels par un socle financier connecté et automatisé, conçu pour accompagner sa croissance avec autant de confiance que les chaînes d’approvisionnement qu’elle aide ses clients à surveiller.
