NetSuite Procurement : maîtrisez chaque étape, de la demande d’achat au paiement

Dépenses non autorisées, lacunes de conformité fournisseurs et rapprochements manuels des factures : ce sont les difficultés les plus courantes des achats. NetSuite SuiteProcurement y répond avec des workflows automatisés, un portail fournisseurs et un rapprochement à trois voies intégré.

De la demande d’achat au paiement du fournisseur, vous disposez d’une visibilité complète sur les dépenses et d’un contrôle à chaque étape.

Qu’est-ce que NetSuite SuiteProcurement ?

Les problèmes d’achat commencent souvent de la même façon : un bon de commande créé hors du système, une facture qui ne correspond pas à la réception ou un accord fournisseur que personne n’a vérifié avant d’approuver le paiement. Le processus lui-même n’est pas en cause.

Ces problèmes apparaissent lorsque les achats reposent sur des e-mails, des tableurs et un ERP sans lien avec le fournisseur. NetSuite SuiteProcurement réunit le cycle Procure-to-Pay dans un seul système. Les demandes sont orientées vers des fournisseurs approuvés, avec application automatique des conditions contractuelles. Le rapprochement à trois voies signale les écarts avant qu’ils ne deviennent des litiges. Le portail fournisseurs remplace les échanges d’e-mails par un canal structuré, visible en temps réel par les deux parties.

comparés ligne par ligne

bon de commande

réception

facture fournisseur

paiement

Les écarts sont signalés avant tout paiement.

Le cycle Procure-to-Pay de bout en bout Demandes d’achat, commandes, réceptions, factures et paiements sont gérés dans un seul système, avec application automatique des conditions contractuelles.

Portail fournisseurs Les fournisseurs consultent les commandes, transmettent leurs factures et suivent les paiements dans leur portail, sans licence NetSuite.

Rapprochement automatique à trois voies Le bon de commande, la réception et la facture fournisseur sont comparés ligne par ligne. Les écarts sont signalés avant tout paiement.

Workflows de validation et maîtrise des dépenses La validation selon le montant, le service, le centre de coûts ou le fournisseur contrôle chaque demande avant qu’elle ne devienne une commande. Le système fait respecter les limites budgétaires.

Les difficultés des achats auxquelles NetSuite répond

Les achats non maîtrisés, les lacunes de conformité fournisseurs et le traitement manuel des factures ne doivent pas nécessairement augmenter avec votre activité. NetSuite centralise les achats sur une plateforme pour apporter visibilité, contrôle et efficacité à l’ensemble du cycle.

Un canal partagé simplifie la communication avec les fournisseurs, tandis que les conditions contractuelles et les prix sont appliqués automatiquement à la commande. Les workflows de validation intégrés et les données en temps réel assurent un suivi précis, une visibilité à jour sur les dépenses et un processus d’achat conforme et prêt pour l’audit.

Ce qui change lorsque vos achats sont gérés dans NetSuite

Les dépenses non autorisées sont bloquées en amont
Les workflows interceptent chaque demande avant qu’elle ne devienne une commande. Le système applique les limites budgétaires, les restrictions fournisseurs et les seuils de validation, sans attendre qu’une personne repère le problème lors d’un contrôle.

Les relations fournisseurs s’améliorent concrètement
Lorsque les fournisseurs disposent d’un portail pour suivre leurs commandes, transmettre leurs factures et poser leurs questions, ils sollicitent moins votre comptabilité fournisseurs. Les deux parties consacrent moins de temps à la coordination et davantage à leur relation.

Les factures sont traitées plus vite et les litiges se raréfient
Le rapprochement automatique à trois voies repère les écarts en amont. La plupart des factures concordantes peuvent être validées et programmées pour paiement sans examen manuel. Le temps de traitement et le volume de factures en attente diminuent.

La visibilité sur les dépenses passe du mensuel au temps réel
Toute l’activité d’achat est visible au même endroit, par fournisseur, centre de coûts, catégorie et projet. Les DAF et les responsables des achats cessent de décider à partir du rapport du mois précédent.

Les achats indirects deviennent visibles
Les achats indirects sont gérés directement dans la plateforme, avec les mêmes règles de validation et de rapprochement que les achats directs. Vous ne découvrez plus les achats réalisés hors système dans les notes de frais.

La consolidation des dépenses renforce la négociation
Lorsque toutes les données d’achat sont réunies dans un seul système, les dépenses consolidées par fournisseur deviennent visibles. Cette visibilité renforce les négociations, les évaluations fournisseurs et les renouvellements contractuels.

NetSuite Procurement en pratique

NetSuite Procurement en pratique

Les principales fonctions en un coup d’œil

Gestion des fournisseurs
Données de référence fournisseurs centralisées, gestion des contrats et suivi de la performance. La sélection, la qualification et l’évaluation sont gérées au même endroit, accessible aux achats, à la finance et aux opérations.

Gestion des commandes d’achat
Une visibilité complète sur les articles commandés, leur prix et la date de livraison prévue. Les commandes sont reliées à la planification des stocks, aux codes budgétaires et aux validations enregistrées.

Traitement des factures et rapprochement à trois voies
Comparaison automatique des bons de commande, des réceptions et des factures fournisseurs. Les factures concordantes sont transmises pour validation du paiement ; les écarts sont signalés et placés en attente de résolution avant tout paiement.

Achats indirects
Les achats hors stock et indirects suivent les mêmes workflows de validation et de rapprochement que les achats directs. La visibilité sur les dépenses est complète, quel que soit le type d’achat.

Workflows de validation et maîtrise des dépenses
Paramétrage selon le montant, le service, le fournisseur ou la catégorie. Les validations à plusieurs niveaux et en parallèle sont prises en charge. Chaque demande est examinée au niveau approprié avant de devenir une commande ferme.

Analyse et reporting des achats
Des tableaux de bord en temps réel présentent les dépenses par fournisseur, centre de coûts, catégorie et projet. Ils appuient les décisions d’approvisionnement stratégique, l’évaluation des fournisseurs et le reporting de conformité.

Nous connectons les systèmes utiles à votre activité

Cloudmaven propose des solutions d’intégration flexibles aux systèmes existants tels que SAP, Microsoft Dynamics, HubSpot, Workday, Perk ainsi qu’aux banques, aux prestataires de paiement et aux outils financiers spécialisés.

  1. HubSpot
  2. NetSuite
  3. Workday
  4. Perk

Cloudmaven et NetSuite

NetSuite
Une nouvelle filiale à l’étranger
  1. Licences NetSuite
  2. Déploiement de NetSuite et SuiteSuccess
  3. Conduite du changement
  4. Localisation et développement international
  5. Assistance

Vous disposez ainsi d’un seul contrat et d’un même partenaire

Nos services

Licences NetSuite En tant que partenaire certifié Oracle NetSuite Solution Provider, nous vendons directement les licences NetSuite. Vous disposez ainsi d’un seul contrat et d’un même partenaire pour les licences, le déploiement et le conseil dans la durée.

Conduite du changement Nous formons l’équipe finance et accompagnons le DAF dans le changement, pour que le nouveau système soit adopté et utilisé dès le premier jour.

Déploiement de NetSuite et SuiteSuccess Nous déployons NetSuite selon la méthode SuiteSuccess, en six phases du lancement à la mise en production, avec l’expérience de plus de 100 déploiements NetSuite.

Localisation et développement international Les localisations intègrent les exigences de chaque pays en matière de fiscalité, de banque, de facturation et de reporting. Une nouvelle filiale à l’étranger peut ainsi travailler dans le même compte NetSuite que le reste du groupe.

Assistance Après la mise en production, un consultant Cloudmaven accompagne la première clôture. Une fois celle-ci validée, notre équipe Customer Success prend le relais avec un consultant dédié à votre assistance.

Les entreprises qui utilisent déjà nos solutions

Témoignages clients

Svenja Frankenberger
Responsable de la comptabilité, Qualifyze

La comptabilisation du chiffre d’affaires mobilisait auparavant un collaborateur pendant cinq jours ouvrés.
Avec NetSuite, elle est désormais automatisée à 100 %.

Richard Gausch
Directeur financier, TEVEO GmbH

Cloudmaven nous accompagne dans notre croissance. Fondée en 2019 par deux associés, Teveo compte aujourd’hui plus de 100 collaborateurs engagés. Son chiffre d’affaires est passé de zéro à plus de 50 millions d’euros. Nous sommes ravis de bénéficier des conseils de Cloudmaven AG et de son expertise en ERP et en finance.

Martin Hoffmann
Ancien directeur financier et codirecteur général, ON

Cet outil nous est si précieux qu’il est difficile d’en chiffrer les bénéfices. Il nous fait gagner énormément de temps et d’énergie. Sur le plan financier, il nous apporte précisément la liberté que nous souhaitons donner à nos collaborateurs au quotidien.

Jan Christopher Stahl
Directeur général, TEVEO GmbH

Nous avons choisi Cloudmaven AG parce que ses solutions fiables, de bout en bout, nous permettent de développer notre entreprise de manière sûre, précise et évolutive.

Questions fréquentes

NetSuite Procurement prend-il en charge le rapprochement à trois voies ?

Oui, de manière automatique. Le système compare ligne par ligne le bon de commande, la réception et la facture fournisseur. Les éléments concordants passent dans la file de validation ; les écarts sont signalés pour examen avant tout paiement. Pour les équipes de comptabilité fournisseurs traitant de gros volumes, ce seul avantage justifie généralement le déploiement.

Les fournisseurs peuvent-ils accéder au portail sans licence NetSuite ?

Oui, le portail est accessible sans licence utilisateur NetSuite. Les fournisseurs se connectent à un portail dédié pour consulter les commandes, transmettre les factures et suivre les paiements. L’accès est contrôlé et limité à leurs propres transactions.

Notre circuit de validation est complexe. NetSuite peut-il le prendre en charge ?

Les workflows NetSuite sont largement paramétrables selon le montant, le service, le centre de coûts, la catégorie de fournisseur ou une combinaison de critères. Les validations à plusieurs niveaux et en parallèle sont prises en charge. Nous cartographions votre logique de validation lors du cadrage pour éviter d’en supprimer des éléments par simplification.

Comment les achats sont-ils intégrés aux stocks et à la finance ?

Nativement. Les commandes d’achat sont visibles dans la planification des stocks, les réceptions actualisent les niveaux de stock en temps réel et les factures approuvées sont comptabilisées directement dans les comptes fournisseurs et le grand livre. Aucune intégration distincte n’est à maintenir entre les achats, les stocks et la finance.

Découvrez les modules NetSuite

Gestion financière

Le module Finance de NetSuite constitue le socle financier de l’ERP de votre entreprise. Il couvre les principales fonctions, de la comptabilité et du reporting au respect des exigences réglementaires internationales.
Les données financières sont disponibles en temps réel et offrent une vision complète de la situation économique de l’entreprise. Vous pouvez ainsi préparer les états financiers plus rapidement, repérer les risques en amont et prendre des décisions éclairées.

Gestion internationale avec OneWorld

NetSuite offre une plateforme centrale pour gérer les structures internationales. Les entreprises pilotent leurs sites et leurs sociétés dans plusieurs pays au sein d’un même système.
Cela comprend aussi les exigences fiscales, monétaires et réglementaires internationales.
Les processus sont harmonisés à l’échelle du groupe tout en tenant compte des particularités locales. Les entreprises gardent ainsi le contrôle et une vue d’ensemble, même dans des structures internationales complexes.

Gestion des abonnements avec SuiteBilling

NetSuite vous permet de gérer les factures et les revenus récurrents de manière efficace et transparente. Les abonnements, la facturation et la comptabilisation du chiffre d’affaires sont automatisés dans le respect de la réglementation. Vous gardez ainsi une vue d’ensemble sur les durées contractuelles, les ventes et les engagements financiers.

Gestion des ressources humaines avec NetSuite SuitePeople

NetSuite SuitePeople réunit les données RH, de paie et d’effectifs dans NetSuite pour offrir une visibilité en temps réel et un reporting fiable. La solution réduit les tâches manuelles, améliore l’efficacité et facilite la prise de décision. Avec Cloudmaven, vous bénéficiez d’une solution évolutive, entièrement intégrée et adaptée à votre entreprise.

Gestion des stocks NetSuite

NetSuite Inventory Management offre une visibilité en temps réel sur tous vos sites pour maintenir les niveaux de stock adaptés et optimiser votre besoin en fonds de roulement. Le réapprovisionnement fondé sur la demande, les workflows automatisés et la préparation intelligente des commandes réduisent les ruptures, les surstocks et les inefficacités opérationnelles.

Gestion de la relation client NetSuite (CRM)

NetSuite CRM réunit la gestion des clients, les ventes, la finance et les opérations dans un même système. Vous disposez d’une vision complète du client en temps réel, sans intégrations supplémentaires. Les principaux processus sont reliés pour garantir des données exactes, faciliter la collaboration et automatiser les workflows entre équipes.

Gestion d’entrepôt NetSuite (WMS)

NetSuite WMS optimise les processus d’entrepôt et améliore la fiabilité des stocks. La réception, la préparation et l’expédition des marchandises sont automatisées et pilotées efficacement. Vous accélérez les opérations, réduisez les erreurs et utilisez mieux les ressources de l’entrepôt.

NetSuite SuiteProjects

Avec NetSuite SuiteProjects, les entreprises gèrent l’ensemble de leurs prestations de services sur une plateforme intégrée, de l’identification des nouveaux projets à la planification et à la réalisation, jusqu’à la facturation et à la comptabilisation du chiffre d’affaires.

NetSuite Suite Procurement

NetSuite Procurement Management structure et automatise l’ensemble du processus d’achat, de l’identification des besoins à la validation et à la commande. Le pilotage centralisé, les circuits de validation clairs et la visibilité complète sur les dépenses facilitent la maîtrise des coûts et réduisent les charges opérationnelles.

Revenue Recognition

NetSuite Revenue Recognition automatise la planification, la ventilation et le reporting du chiffre d’affaires selon des normes comme ASC 606 et IFRS 15. La solution réduit les tâches manuelles, facilite la préparation des audits et offre une visibilité en temps réel pour des décisions financières plus rapides et plus fiables.

Antonin Chauvière Senior Sales Manager

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