Globale Transformation des Spesenmanagements mit Exact-Integration
Wichtigste Erkenntnisse
- Automatisiertes End-to-End-Spesenmanagement über 20 rechtliche Einheiten hinweg
- Nahtlose Exact-ERP-Integration, die manuelle Datenübertragungen überflüssig macht
- Erhebliche Entlastung bei manuellen Aufgaben für die Finanzteams
- Schnellere Freigaben und Rückerstattungen durch automatisierte Workflows
- Echtzeit-Einblick in die weltweiten Unternehmensausgaben
- Integrierte Firmenkartenverwaltung mit Yokoy Pay
- Standardisierte und skalierbare Prozesse zur Unterstützung des internationalen Wachstums
Einleitung
Hasenkamp ist ein führender deutscher Logistik- und Dienstleister, der sich auf hochwertige Sachgüterlogistik, Kunstspedition und weltweite Umzugsservices spezialisiert hat. Mit rund 900 Mitarbeitern weltweit und Standorten in mehreren Ländern ist ein effizientes Reisekostenmanagement entscheidend für reibungslose Finanzabläufe.
Die Herausforderung
Die hochmobile Belegschaft von Hasenkamp verursachte ein hohes Volumen an internationalen Spesen, was zu Folgendem führte:
- Starke Abhängigkeit von manuellen Prozessen
- Mangelnde Standardisierung über die verschiedenen Gesellschaften hinweg
- Eingeschränkte Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben
- Bedarf an einer nahtlosen ERP-Integration mit Exact
- Ineffiziente Verfolgung von Firmenkarten und Spesen
Die Lösung
Hasenkamp implementierte das Yokoy Spesenmanagement, das über den Exact Connector in Exact integriert ist, zusammen mit der Einführung von Yokoy Pay.
Eingeführte Schlüsselfunktionen:
- Automatische Speseneinreichung via mobilem Beleg-Scan
- Echtzeitsynchronisation von Kostenstellen, Sachkonten und Projektdaten
- Automatische Genehmigungsworkflows zur Gewährleistung von Compliance
- Integrierte Firmenkartentransaktionen, die direkt in die Spesen einfließen
Die Auswirkungen
- Durchgängige End-to-End-Automatisierung der Spesenprozesse über alle Gesellschaften hinweg
- Eliminierung manueller Dateneingabe und -abstimmung
- Schnellere Bearbeitungszyklen für Genehmigungen und Rückerstattungen
- Erhöhte finanzielle Transparenz und Kontrolle
- Einheitliche und standardisierte globale Prozesse
- Skalierbare Infrastruktur zur Unterstützung des zukünftigen Wachstums
Erkenntnisse
- Eine frühzeitige Abstimmung der ERP-Integrationsanforderungen ist entscheidend
- Eine klare Zuweisung der Verantwortung für technische Setup-Aufgaben vermeidet Verzögerungen
- Strukturierte Workshops und gezielte Schulungen fördern die Akzeptanz
- Eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT sichert den Erfolg
Das Ergebnis
Mit Yokoy hat Hasenkamp sein Spesen- und Firmenkartenmanagement erfolgreich in ein vollständig digitales, automatisiertes Ökosystem transformiert. Die Integration mit Exact in Kombination mit Yokoy Pay ermöglicht einen nahtlosen Finanzdatenfluss, der Mitarbeitende, Finanzteams und Systeme miteinander verbindet, während gleichzeitig der manuelle Aufwand reduziert und die globale Finanzkontrolle gestärkt wird.