Transformer la gestion mondiale des dépenses grâce à l’intégration avec Exact
Les points clés
- Gestion automatisée des dépenses de bout en bout pour 20 entités juridiques
- Intégration fluide à l’ERP Exact, supprimant les transferts manuels de données
- Forte réduction de la charge manuelle des équipes financières
- Validations et remboursements plus rapides grâce à des circuits automatisés
- Visibilité en temps réel sur les dépenses mondiales de l’entreprise
- Gestion intégrée des cartes d’entreprise avec Yokoy Pay (Yokoy s’appelle désormais Perk)
- Processus harmonisés et évolutifs pour accompagner la croissance internationale
Présentation
Hasenkamp est un acteur allemand majeur de la logistique et des services, spécialisé dans les biens de grande valeur, la manutention d’œuvres d’art et les déménagements internationaux. Avec environ 900 collaborateurs dans le monde et des activités dans plusieurs pays, la gestion efficace des frais de déplacement est essentielle au bon fonctionnement des opérations financières.
Le défi
Les nombreux déplacements des collaborateurs de Hasenkamp généraient un volume élevé de dépenses internationales, à l’origine des difficultés suivantes.
- Une forte dépendance aux processus manuels
- Un manque d’harmonisation entre les entités
- Une visibilité et un contrôle limités sur les dépenses
- Le besoin d’une intégration fluide à l’ERP Exact
- Un suivi inefficace des cartes d’entreprise et des dépenses
La solution
Hasenkamp a déployé Yokoy Expense Management, intégré à Exact au moyen de l’Exact Connector, parallèlement au déploiement de Yokoy Pay.
Voici les principales fonctionnalités mises en place.
- Soumission automatisée des notes de frais grâce à la numérisation mobile des justificatifs
- Synchronisation en temps réel des centres de coûts, des comptes du grand livre et des données de projet
- Circuits de validation automatisés pour assurer la conformité
- Transactions des cartes d’entreprise intégrées directement aux dépenses
Les résultats
- Automatisation de bout en bout des processus de dépenses dans toutes les entités
- Suppression de la saisie et des rapprochements manuels
- Délais de traitement plus courts pour les validations et les remboursements
- Transparence et contrôle financiers renforcés
- Processus mondiaux unifiés et harmonisés
- Une infrastructure évolutive pour accompagner les développements futurs
Les enseignements
- Définir très tôt les besoins d’intégration à l’ERP est essentiel
- Attribuer clairement les tâches de configuration technique évite les retards
- Des ateliers structurés et des formations ciblées favorisent l’adoption
- Une collaboration étroite entre les métiers et l’informatique contribue à la réussite
Le bilan
Avec Yokoy, Hasenkamp a transformé la gestion de ses dépenses et de ses cartes d’entreprise en un ensemble entièrement numérique et automatisé. L’intégration à Exact, associée à Yokoy Pay, permet une circulation fluide des données financières entre collaborateurs, équipes financières et systèmes, tout en réduisant le travail manuel et en renforçant le contrôle financier à l’échelle mondiale.
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