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Demo zur Veranschaulichung

ERP-Evaluierung im Abo-Geschäft, Schritt für Schritt

Ein Software- und Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Gesellschaften verkauft Abonnements, Lizenzen, Hardware und Dienstleistungen. Das Unternehmen sucht ein gemeinsames ERP für alle Gesellschaften, angebunden an HubSpot. Die Demo begleitet die Evaluierung vom ersten Workshop bis zum fertigen Plan. Sie beruht auf einer echten Evaluierung, aus Vertraulichkeitsgründen anonymisiert.

So läuft die ERP-Evaluierung ab

Geschäft
Software und Dienstleistungen mit wiederkehrenden Umsätzen
Gesellschaften
Mehrere, in mehr als einem Land
CRM
HubSpot, für Deals, Angebote und Kunden
Heute
Viele Schritte laufen manuell, und niemand sieht die Zahlen der Gruppe in Echtzeit
Ziel
Ein ERP für alle Gesellschaften, angebunden an HubSpot

Anforderungen

Was das neue ERP können musste

Am Anfang standen Interviews und Prozess-Workshops mit dem Finanzteam und den Fachbereichen. Daraus entstanden diese Anforderungen.

  • Aktuelle Zahlen für jede Gesellschaft

    Alle Gesellschaften arbeiten auf denselben Daten. Die Geschäftsführung sieht die Zahlen von heute, ohne sie erst einzusammeln.

  • Abos abrechnen, Umsätze nach Regeln realisieren

    Die Abrechnung folgt den Bedingungen jedes Abos. Umsätze aus Abos, Lizenzen und Dienstleistungen verteilt das System auf die richtigen Perioden.

  • Mehrere Rechnungslegungsstandards und ein Konzernabschluss

    Jede Gesellschaft bucht nach ihrem lokalen Standard, die Gruppe berichtet nach ihrem eigenen. Die Konsolidierung läuft im System.

  • Dieselben Prozesse in jeder Gesellschaft

    Für Auftrag, Abrechnung und Abschluss gilt ein abgestimmter Ablauf. Er ersetzt die Wege, die jede Gesellschaft für sich entwickelt hatte.

  • Weniger manuelle Schritte, Raum für Wachstum

    Wiederkehrende Buchungen, Freigaben und Abrechnung laufen nach Regeln. Neue Gesellschaften, Nutzer und Länder passen in dieselbe Struktur, auch zugekaufte Gesellschaften.

  • HubSpot und ERP arbeiten zusammen

    Ein gewonnener Deal in HubSpot wird im ERP zum Auftrag, ohne dass ihn jemand erneut erfasst.

Was es schwieriger machte

  • Mehrere Umsatzarten, oft in einem Vertrag, von Abos und Lizenzen bis zu Hardware, Wartung und Dienstleistungen
  • Historische Daten und laufende Verträge, die übernommen werden mussten
  • Ein knapper Zeitplan
  • Mehr als ein Rechnungslegungsstandard

Prozess

Der Order-to-Cash-Prozess für Abos

In den Workshops wurde der Prozess von Anfang bis Ende aufgenommen, vom gewonnenen Deal in HubSpot bis zur Bank und zu den Zahlen der Gruppe. Alles nach dem gewonnenen Deal läuft im ERP. Schritte mit Fragezeichen kommen nur in manchen Fällen vor.

Vom Deal zum Auftrag

  1. Deal gewonnenIn HubSpot
  2. Kundenauftrag angelegt
  3. Auftrag freigegeben
  4. Etwas zu liefern?Dann wird geliefert

Vom Abo zur Zahlung

  1. Abo beginnt
  2. Abrechnungsregeln bestimmen die Beträge
  3. Rechnung per E‑Mail an den Kunden
  4. Zahlung geht ein
  5. Bankabstimmung

Vom Umsatz zu den Zahlen der Gruppe

  1. Umsatzregeln greifen
  2. Umsatzprognose
  3. Verkauft eine andere Gesellschaft der Gruppe?Dann Intercompany-Buchungen und Eliminierung
  4. Berichte und Dashboards

Dienstleistungen als Projekte

  1. Projekt angelegt
  2. Mitarbeitende eingeplant
  3. Aufgaben verteilt
  4. Zeiten und Spesen erfasst
  5. Freigegeben

Vorgehen

Wie die Evaluierung lief und woran sie gemessen wurde

Jeder Schritt endete mit etwas, das das Unternehmen prüfen konnte. Die Kriterien kamen aus seinen eigenen Zielen.

Die Schritte

  1. Interviews und Prozess-Workshops

    Mit dem Finanzteam und den Fachbereichen, Prozess für Prozess, von Anfang bis Ende.

  2. Anforderungen schriftlich festhalten

    Jede Anforderung hängt an dem Prozessschritt, aus dem sie kommt. Alles steht in einem Anforderungskatalog.

  3. Vorführen und prüfen

    Der Prozess wird in einem Demo-System mit den Mitarbeitenden durchgespielt, die ihn täglich ausführen, und Runde für Runde korrigiert.

  4. Phasen und Prioritäten

    Was zum Go-Live funktionieren muss, was später folgt und was außerhalb des ERP bleibt.

  5. Risiken und Gegenmaßnahmen

    Zu jedem Risiko steht der Schritt, der es klein hält.

Die Kriterien

  • Effizienz und schlankere Prozesse

  • Spielraum für Wachstum

  • Bessere Daten für bessere Entscheidungen

  • Lokale Vorschriften in jedem Land

  • Compliance und Sicherheit

Ergebnis

Was das Unternehmen mitnahm

Am Ende stand ein Plan in Stufen, mit den Unterlagen dazu.

Erster Go-Live

Zuerst die Finanzen

  • Finanzbuchhaltung
  • Konsolidierung
  • Reporting
  • Spesen
  • Procure-to-Pay
  • Lagerbestand
  • Rechnungsstellung
  • Umsatzrealisierung

Zweiter Go-Live

Dann die Projekte

  • Projektmanagement
  • Projektbuchhaltung

Diese Stufe läuft schon, bevor HubSpot angebunden ist.

Dritter Go-Live

Das Zielbild

  • Vertragsmanagement
  • Automatisierte Abrechnung
  • HubSpot-Anbindung für Preise und Angebote

Außerhalb des ERP

Diese Bereiche bleiben, wie sie sind

  • Gehaltsabrechnung
  • Softwareentwicklung, im eigenen Tool
  • Preise und Angebote, in HubSpot

Das Konzept hinter dem Plan

Regeln
Kontenplan, Umsatzregeln, Kostendimensionen und der Kalender der Abschlusstermine
Prozesse
Von wiederkehrenden Buchungen und Freigaben bis zur Steuerung von Abo-Margen und Auslastung
Menschen
Ein Schlüsselanwender für jeden Prozess und ein Plan für Schulung und Support
Technik
Datenmodell für das Reporting, Workflows, Migration und Schnittstellen, jeweils mit einem Plan für die Wartung

Die Unterlagen

  • Die Prozessübersicht, vom Deal in HubSpot bis zu den Zahlen der Gruppe

  • Der Anforderungskatalog, jede Anforderung mit ihrem Prozessschritt

  • Dashboards je Rolle, für Geschäftsführung, Controlling, Einkauf und Kreditoren, Vertrieb und Debitoren

  • Optionen für die HubSpot-Anbindung, mit einer Empfehlung

  • Vorlagen für die Datenmigration, mit Hilfe beim Ausfüllen

  • Der Implementierungsplan, vom Projektstart bis zum Support nach dem Go-Live

  • Eine Risikoliste mit einer Gegenmaßnahme für jedes Risiko

Die Risiken und was dagegen hilft

RisikoGegenmaßnahme
Die Anforderungen bleiben unklar, der Umfang wächstGründlich erfasste Anforderungen, Beteiligte früh einbinden, Vorführen und Prüfen in Runden
Abteilungen sind sich uneinigTeams über Abteilungen hinweg, klare Wege und ein vereinbartes Vorgehen bei Konflikten
Zu wenig Leute im ProjektSorgfältige Ressourcenplanung und Rückhalt in der Geschäftsführung
Anwender ziehen nicht mitKlare Kommunikation, Schulung und Anwender in Konzeption und Test
Der Go-Live verschiebt sichRealistische Planung mit Puffer
Schwaches ProjektmanagementKlare Steuerung, regelmäßige Statusberichte und Nachverfolgung offener Punkte

Die Demo beruht auf einer echten Evaluierung, aus Vertraulichkeitsgründen anonymisiert. Der Kunde bleibt ungenannt.

Lars Kirschstein Managing Director und NetSuite-Berater

Dieselben Schritte für Ihr Unternehmen

In Ihrer eigenen Evaluierung kommen Anforderungen, Prozess und Plan aus Ihren Teams. Sie erhalten alle Unterlagen, die im vereinbarten Umfang entstehen.

So läuft die ERP-Evaluierung ab

Expertenberatung