Exemple illustratif
L’évaluation ERP d’une entreprise d’abonnements, étape par étape
Une entreprise de logiciels et de services vend des abonnements, licences, matériels et prestations au sein de plusieurs sociétés. Elle souhaite un ERP commun relié à HubSpot. Cet exemple suit son évaluation, du premier atelier au plan remis. Il s’appuie sur une évaluation réelle, anonymisée pour préserver la confidentialité.
- Activité
- Logiciels et services à revenus récurrents
- Sociétés
- Plusieurs sociétés dans différents pays
- CRM
- HubSpot pour les opportunités, les devis et les clients
- Aujourd’hui
- De nombreuses étapes manuelles et aucune visibilité en temps réel sur les chiffres du groupe
- Objectif
- Un ERP commun à toutes les sociétés, relié à HubSpot
Besoins
Ce que le nouvel ERP devait permettre
L’évaluation a commencé par des entretiens et des ateliers de processus avec la finance, le commerce et les services. Voici les besoins qui en sont ressortis.
Les facteurs de complexité
- Plusieurs sources de revenus, souvent sur un même contrat : abonnements, licences, matériels, maintenance et services
- Des données historiques et des contrats en cours à migrer
- Un calendrier serré
- Plusieurs référentiels comptables
Processus
L’abonnement et l’Order-to-Cash
Les ateliers ont cartographié le processus complet, de l’opportunité gagnée dans HubSpot à la banque et aux chiffres du groupe. Après la vente, tout se déroule dans l’ERP. Les étapes avec un point d’interrogation ne concernent que certains cas.
De l’opportunité à la commande
- Opportunité gagnéeDans HubSpot
- Commande client créée
- Commande approuvée
- Une livraison est-elle nécessaire ?La commande est alors exécutée
De l’abonnement à l’encaissement
- Début de l’abonnement
- Calcul des montants selon les règles de facturation
- Facture envoyée au client par e-mail
- Paiement reçu
- Rapprochement bancaire
Du chiffre d’affaires aux comptes du groupe
- Application des règles de comptabilisation du chiffre d’affaires
- Prévision du chiffre d’affaires
- Vendu par une autre société du groupe ?Écritures intragroupe et éliminations si nécessaire
- Rapports et tableaux de bord
Prestations réalisées sous forme de projets
- Projet créé
- Équipe affectée
- Tâches attribuées
- Temps et frais enregistrés
- Validation
Méthode
Le déroulement de l’évaluation et ses critères
Chaque étape aboutit à un résultat vérifiable par l’entreprise. Les critères viennent de ses propres objectifs.
Les étapes
Les critères
Résultat
Ce que l’entreprise a obtenu
L’évaluation a abouti à un plan par étapes et aux documents qui le justifient.
Première mise en production
La finance d’abord
- Gestion financière
- Consolidation
- Reporting
- Frais
- Procure-to-Pay
- Stocks
- Facturation clients
- Comptabilisation du chiffre d’affaires
Deuxième mise en production
Les projets ensuite
- Gestion de projet
- Comptabilité par projet
Fonctionne avant la connexion à HubSpot.
Troisième mise en production
La cible
- Gestion des contrats
- Automatisation de la facturation
- Connexion HubSpot pour les prix et les devis
Hors de l’ERP
Conservé en l’état
- Paie
- Développement logiciel dans son outil dédié
- Prix et devis dans HubSpot
La conception qui sous-tend le plan
- Règles
- Plan comptable, règles de chiffre d’affaires, axes analytiques et calendrier de clôture
- Processus
- Écritures récurrentes et validations, jusqu’au contrôle des marges des abonnements et des taux d’utilisation
- Personnes
- Un utilisateur référent par processus et un plan de formation et d’accompagnement
- Technologie
- Modèle de données du reporting, workflows, migration et interfaces, chacun avec son plan de maintenance
Documents
Les risques et leurs réponses
Cet exemple s’appuie sur une évaluation réelle, anonymisée pour préserver la confidentialité. Aucun client n’est nommé.
La même démarche pour votre entreprise
Dans votre évaluation, les besoins, le processus et le plan viennent de vos équipes. Vous conservez tous les documents produits dans le périmètre convenu.