Conception du processus Order-to-Cash
Intégration Salesforce et ERP. Définissez d’abord le passage de relais, puis automatisez-le.
La plupart des projets Salesforce-ERP échouent d’abord sur des choix de processus, avant de rencontrer des problèmes d’interface. Cloudmaven détermine où le CRM doit passer le relais à l’ERP — devis, prix, commande et facturation — puis relie les deux avec son connecteur Salesforce sur eUnify, sa plateforme d’intégration.
Reste dans Salesforce
Devis et CPQValidation des remises
Le point de passage
Contrat ou confirmation de commande
Relève de l’ERP
Commande clientFacturation
Le statut des factures et paiements
Nous concevons le processus et son interface
Le passage de relais entre Salesforce et l’ERP repose sur des décisions : où placer chaque étape du processus Order-to-Cash ? Nous les documentons avant tout paramétrage.
Notre connecteur, sur notre plateforme
Cloudmaven le développe et le maintient sur eUnify, sa plateforme d’intégration. Vous gardez le même interlocuteur pour le support, sans licence tierce à gérer séparément.
Une architecture indépendante de l’ERP
eUnify se place au-dessus des systèmes. Notre expérience la plus approfondie porte sur NetSuite, où cette intégration fonctionne en production. Nous déployons et accompagnons aussi Business Central, Dynamics 365 Finance & Operations, SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Lensing et iplicit.
Chaque correspondance documentée, chaque transfert journalisé
Une conception qui répond aux questions de votre auditeur comme à vos besoins de reporting commercial.
L’écart entre Salesforce et votre ERP est d’abord un problème de processus
Peu d’entreprises ont vraiment conçu leur fonctionnement actuel. Salesforce a été déployé pour les commerciaux, l’ERP pour la comptabilité. Entre les deux, on trouve souvent un export, un PDF, un message et une personne qui ressaisit les mêmes chiffres.
Pour y remédier, le premier réflexe est d’acheter un connecteur. Mais un connecteur transmet les données demandées sans décider des règles : la remise du devis doit-elle devenir une règle de prix dans l’ERP ou une dérogation par ligne ? Faut-il créer la commande à l’étape Closed-Won ou à la signature du contrat ? Quel système fait référence pour la fiche client si les deux en ont une ?
Ces décisions déterminent le bon fonctionnement du processus Order-to-Cash. Une mauvaise décision automatise un processus déjà défaillant, accélère ses erreurs et en conserve la trace dans la piste d’audit.
Nous commençons donc par cartographier le passage de relais actuel, convenir de la place de chaque étape et le documenter. Ensuite seulement, nous développons l’interface qui l’exécute.
Ce que le projet vous apporte
- Un passage de relais documenté avant tout paramétrage
- De Closed-Won à la commande client sans ressaisie
- Le statut des factures et paiements visible dans Salesforce
- L’affectation des commandes aux filiales selon des règles explicites
Où le CRM doit passer le relais à l’ERP
La réponse dépend de votre entreprise, mais elle doit pouvoir se justifier. La plupart des désaccords entre commerce et finance viennent d’une décision jamais prise explicitement. Voici notre point de départ habituel.
Reste dans Salesforce
- Prospects, opportunités et prévisions commerciales
- Devis et CPQ
- Validation des remises
- Renouvellements et ventes additionnelles, alimentés par l’ERP
- La grille tarifaire, reprise depuis l’ERP qui en reste la source
Le point de passage
Contrat ou confirmation de commande. L’engagement commercial est ferme et l’obligation de livrer ou d’exécuter commence.
Relève de l’ERP
- Catalogue produits et référentiel tarifaire
- Commande client
- Contrôle et plafond de crédit, visibles dans Salesforce
- Préparation, livraison et réalisation des projets
- Facturation et comptabilisation du chiffre d’affaires
- Statut des paiements et relances, visibles dans Salesforce
Quand nous recommandons une autre répartition
Cette répartition est un point de départ. Voici les raisons et les exceptions pour chaque étape.
Prospects, opportunités, prévisions commerciales
Système responsable : Salesforce
Pourquoi : C’est le rôle du CRM ; la finance n’a pas de raison d’y intervenir.
Exception : Pratiquement aucune.
Catalogue produits et grille tarifaire
Système responsable : ERP comme référentiel, données reprises dans Salesforce
Pourquoi : L’ERP doit facturer ce qui a été vendu. Si le CRM fait référence pour les prix, chaque changement tarifaire exige un rapprochement.
Exception : Produits très configurables ou facturés à l’usage, dont le catalogue CRM est réellement plus riche.
Devis et CPQ (Configure Price Quote)
Système responsable : Salesforce
Pourquoi : Le devis est une activité commerciale, à traiter dans l’outil du vendeur. La logique des remises et des validations y est gérée.
Exception : Offres groupées complexes, tarification de projets ou fabrication sous contrat dont le modèle de coût n’existe que dans l’ERP.
Validation des remises
Système responsable : Salesforce
Pourquoi : L’approbateur est un responsable commercial. La finance a besoin du résultat du circuit, pas de sa gestion.
Exception : Si un seuil de marge exige la validation du DAF, cette validation est répercutée dans l’autre système.
Contrat ou confirmation de commande
Le point de passage. C’est la limite naturelle : l’engagement commercial est ferme et l’obligation de livrer ou d’exécuter commence.
Commande client
Système responsable : ERP
Pourquoi : La commande client sert de base à la livraison, à la comptabilisation du chiffre d’affaires et à la piste d’audit.
Exception : Rarement. La création de commandes dans le CRM est la cause la plus fréquente de divergences entre les deux systèmes.
Contrôle et plafond de crédit
Système responsable : ERP
Pourquoi : Seul l’ERP connaît l’encours et l’historique des paiements.
Exception : Le résultat apparaît dans Salesforce avant l’émission du devis ; le contrôle n’y est pas recréé.
Préparation, livraison, réalisation des projets
Système responsable : ERP
Pourquoi : Les stocks, les ressources et les coûts sont gérés ici.
Facturation et comptabilisation du chiffre d’affaires
Système responsable : ERP
Pourquoi : Indispensable pour l’audit et les états financiers réglementaires.
Statut des paiements et relances
Système responsable : ERP, avec visibilité dans Salesforce
Pourquoi : La finance gère le processus ; les commerciaux doivent voir les paiements pour ne pas relancer les clients qui ont déjà réglé.
Renouvellements et ventes additionnelles
Système responsable : Salesforce, alimenté par les données ERP
Pourquoi : Le renouvellement est une activité commerciale, mais il repose sur les contrats et l’historique réel de facturation.
L’essentiel est de prendre chaque décision explicitement, avec le commerce et la finance réunis, et de la documenter pour qu’un nouveau contrôleur de gestion puisse la comprendre dans deux ans.
Les six décisions qui structurent votre processus Order-to-Cash
Elles reviennent dans presque toutes nos analyses. Si vous pouvez déjà répondre aux six et que le commerce et la finance donnent la même réponse, vous avez probablement seulement besoin de nous pour le développement.
01
Où gérer le CPQ et quelles données transmettre ?
Les devis sont généralement gérés dans Salesforce. La question oubliée est ce qu’ils transmettent : lignes et quantités seulement, ou aussi remises, conditions de paiement, échéancier de facturation et engagements de livraison ? Si seul le total passe, la finance découvre les conditions convenues quand la facture est contestée.
02
Quel système fait référence pour les produits et les prix ?
Si les deux systèmes tiennent leurs propres fiches produits, elles finiront par diverger. Un système fait référence, l’autre en reprend les données. Il s’agit presque toujours de l’ERP, qui doit facturer ce qui a été vendu et comptabiliser le chiffre d’affaires.
03
À quelle étape crée-t-on la commande et quel est son déclencheur ?
Closed-Won est le déclencheur habituel, mais souvent inadapté. Si votre entreprise signe des contrats, reçoit des bons de commande ou encaisse des acomptes, l’engagement devient ferme à l’un de ces moments. Le déclencheur doit correspondre au moment où vous reconnaissez l’obligation. Il doit s’agir d’un événement défini, pas d’un choix au cas par cas.
04
Quel système fait référence pour la fiche client et comment traiter les doublons ?
Les commerciaux créent librement des comptes ; la finance doit appliquer des contrôles. Que faire si un nouveau compte Salesforce correspond à un client ERP avec un encours ? Il faut une règle de rapprochement documentée et un circuit d’exception avant la mise en production, sans attendre une décision sous pression en troisième semaine.
05
Où gérer le risque client et à quel moment peut-il bloquer une vente ?
L’ERP détient l’encours et l’historique des paiements. Si le contrôle intervient seulement à l’arrivée de la commande en finance, une date de livraison a déjà été promise. Afficher le crédit dans Salesforce avant le devis permet de traiter le sujet lors de la négociation commerciale.
06
Quel événement déclenche la facturation et la comptabilisation du chiffre d’affaires ?
Commande, livraison, jalon ou période d’abonnement : ce choix touche directement aux méthodes comptables. C’est pourquoi la finance participe à ces ateliers avec les équipes RevOps. Avec IFRS 15 ou ASC 606, la réponse ne relève pas d’une simple préférence.
Ce que vous obtenez
L’analyse produit un document décrivant le passage de relais : processus complet, point de passage, réponse argumentée aux six décisions et objets de données à transmettre dans chaque sens. Il est lisible par une personne extérieure au projet : votre directeur général, votre auditeur ou le contrôleur de gestion qui vous rejoindra l’an prochain.
Vous pouvez aussi confier le développement de l’interface à votre partenaire informatique habituel : le document reste utilisable seul.
Ce qui change dans votre processus Order-to-Cash
De l’opportunité à l’encaissement : un processus, une piste d’audit.
Voici le passage de relais une fois en fonctionnement. Le transfert intervient entre les étapes 3 et 4.
01
Opportunité et devis
Le commercial configure l’offre, applique les prix et les remises dans Salesforce à partir du référentiel produits et tarifs de l’ERP.
02
Validation
Les remises et marges sont validées dans Salesforce selon les seuils convenus avec la finance.
03
Engagement
Le client accepte. Le déclencheur est celui que vous avez défini, pas le déplacement d’une fiche vers une autre étape.
Le point de passage : le CRM transmet, l’ERP prend le relais.
04
Commande client
Créée dans l’ERP avec les lignes, quantités, prix, conditions et la bonne entité juridique. Le crédit est contrôlé à partir de l’encours réel.
05
Préparation ou livraison
Gérée dans l’ERP, avec retour du statut dans Salesforce pour que les commerciaux répondent sur l’avancement des commandes sans accès ERP.
06
Facture et comptabilisation du chiffre d’affaires
Déclenchées dans l’ERP par l’événement prévu dans vos méthodes comptables.
07
Paiement et relances
Le statut des paiements revient dans Salesforce : aucun client n’est relancé pour une facture réglée deux semaines auparavant.
Chaque transfert est journalisé et relié à son enregistrement source. Si aucune règle ne s’applique, l’opération passe dans une file d’exceptions à traiter par une personne ; elle n’est pas comptabilisée sur une supposition.
Où le processus Order-to-Cash se bloque et comment y remédier
Six difficultés reviennent dans presque toutes nos analyses. Si plus de deux ressemblent à votre clôture mensuelle, le point de passage est mal placé.
Cloudmaven et eUnify, une iPaaS généraliste ou un développement interne ?
Les entreprises arrivent généralement à cette décision dans l’une de ces trois situations. Il faut les expliciter avant de comparer les fonctions.
Conserver le passage de relais manuel
Profil de l’entreprise
Peu de commandes, une société : la gestion manuelle reste possible.
Qui conçoit le processus ?
Personne : il s’est constitué au fil du temps.
Qui le prend en charge ensuite ?
Votre équipe, de façon informelle.
Visibilité financière
Le contrôle manuel reste praticable.
Piste d’audit
Un historique par e-mail, difficile à reconstituer.
Effort pour le modifier ensuite
Aucun, mais le travail manuel reste permanent.
Ce que cela vous coûte
Aucun coût de projet, mais un coût manuel récurrent.
iPaaS généraliste ou connecteur simple
Profil de l’entreprise
Un besoin dans un seul sens, pour les comptes par exemple.
Qui conçoit le processus ?
Vous, avant le paramétrage.
Qui le prend en charge ensuite ?
Un fournisseur de plateforme externe, avec son identifiant et son support.
Visibilité financière
Synchronisation simple des enregistrements.
Piste d’audit
Variable selon le fournisseur, souvent dans un seul sens.
Effort pour le modifier ensuite
Reparamétrage dans un outil tiers.
Ce que cela vous coûte
Licence et paramétrage.
Cloudmaven et eUnify
Profil de l’entreprise
Un groupe multi-sociétés, avec le processus Order-to-Cash complet.
Qui conçoit le processus ?
Nous le concevons avec vous et vous remettons le document.
Qui le prend en charge ensuite ?
L’équipe qui conçoit votre architecture financière.
Visibilité financière
Devis, commande, facture et paiement, de bout en bout.
Piste d’audit
Historique complet des transferts et documentation des correspondances.
Effort pour le modifier ensuite
Pris en charge par l’équipe qui l’a développé.
Ce que cela vous coûte
Un investissement de projet initial, puis des coûts de fonctionnement décroissants.
Lors d’un premier échange nous examinons votre environnement Salesforce et ERP sans vous engager dans une solution. Si vos volumes ne justifient pas un projet, nous pouvons recommander de conserver le passage de relais manuel. Pour synchroniser un seul champ, un outil plus léger peut suffire : nous vous le dirons.
Nous commençons par une analyse sans engagement de votre processus réel : ce qui circule automatiquement, ce qui est ressaisi, où le point de passage s’est fixé par défaut plutôt que par choix et ce qui se passe si une personne clé s’absente un mois.
Principales fonctions
Cloudmaven et l’intégration Salesforce-ERP
Nous commençons par votre processus Order-to-Cash, votre structure juridique et les rapports dont vous êtes responsable : le connecteur sert ces objectifs.
Cloudmaven est un cabinet de conseil aux DAF et un partenaire de déploiement ERP pour les entreprises en croissance et à structure internationale, en Suisse, en Allemagne et au-delà. Nous intervenons au quotidien dans les processus financiers : presque chaque projet nous amène à définir où le CRM doit passer le relais.
Nos intégrations reposent sur eUnify, la plateforme que nous développons et maintenons, avec notre connecteur Salesforce. Lorsque votre structure juridique, votre fiscalité ou vos règles de comptabilisation du chiffre d’affaires changent, la même équipe adapte l’ERP et l’interface. eUnify étant placé au-dessus des systèmes, le côté Salesforce peut être relié à un autre ERP sans tout recommencer.
Nous ne sommes pas partenaire de déploiement Salesforce. Si le CRM lui-même doit être retravaillé, nous le disons et collaborons avec votre partenaire Salesforce. Notre responsabilité commence quand la vente est conclue et que le processus financier démarre.
Nos services
Le conseil d’abord, le développement ensuite.
Le dossier que votre direction vous demandera
La finance voit souvent le problème avant qu’un dossier économique ne soit constitué. Les questions qui conditionnent l’approbation du projet sont rarement techniques.
Nous y répondons par écrit, avec vos chiffres, dans le cadre de l’analyse. Vous pouvez utiliser le document pour votre propre circuit d’approbation, sans notre présence.
- Quel est le coût et en combien de mois l’investissement est-il rentabilisé ?
- Que coûtent douze mois supplémentaires avec le processus actuel : heures, besoin en fonds de roulement, retards de reporting ?
- Comment l’activité quotidienne continue-t-elle pendant la transition ?
- Que se passe-t-il en cas de problème et quelle est la solution de repli ?
- Pourquoi ne pas recruter simplement deux personnes pour traiter les commandes ?
Cloudmaven en chiffres
16+
Implantations dans le monde (Europe, EMEA, Amérique, Asie)
30+
Pays dans lesquels nous intervenons
120+
consultants et ingénieurs
350+
clients satisfaits
600+
projets
Les entreprises qui utilisent déjà nos solutions
Des clients de nos offres ERP, EPM et intégration.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une intégration Salesforce-ERP ?
Un flux de données entre Salesforce et l’ERP, fondé sur un processus convenu. Les données clients, devis et commandes passent du CRM à l’ERP ; le statut des factures et paiements revient dans l’autre sens, selon des correspondances documentées. Chaque transfert est journalisé, sans ressaisie.
À quel moment le processus doit-il quitter Salesforce pour passer dans l’ERP ?
Quand l’engagement commercial devient ferme, généralement à la confirmation de commande ou à la signature du contrat. Avant, il s’agit de vente ; après, d’une obligation d’exécution et de comptabilisation. Le déclencheur dépend de vos contrats : c’est l’une des six décisions de l’analyse.
Le CPQ doit-il rester dans Salesforce ou passer dans l’ERP ?
Il reste généralement dans Salesforce, au plus près du vendeur. Les exceptions concernent les offres groupées complexes, la tarification de projets ou les produits configurés à la commande dont le modèle de coût n’existe que dans l’ERP. Un devis CRM pourrait alors produire un prix que l’ERP ne peut appliquer. Le principal est d’avoir un seul référentiel tarifaire, repris dans l’autre système.
Où créer la commande client ?
Dans l’ERP. La livraison, la comptabilisation du chiffre d’affaires et la piste d’audit reposent sur la commande. La créer dans le CRM est la cause la plus fréquente de divergences. Le CRM doit afficher la commande et son statut, pas en être le référentiel.
À quels ERP reliez-vous Salesforce ?
Notre expérience la plus approfondie porte sur NetSuite, notamment OneWorld, où l’intégration fonctionne en production. Nous déployons et accompagnons aussi Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Finance & Operations, SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Lensing et iplicit. Le côté Salesforce du connecteur est sur eUnify ; le côté ERP varie selon le projet. Nous précisons le périmètre et expliquons dès le premier échange ce qui existe déjà et ce qui reste à développer.
Devons-nous quitter Salesforce ?
Non. Nous ne sommes pas partenaire de déploiement Salesforce et ne cherchons pas à devenir votre fournisseur CRM. Notre travail commence au passage de relais vers la finance.
Pourquoi ne pas utiliser une plateforme généraliste ou développer en interne ?
Les deux choix sont valables. Une plateforme généraliste est souvent plus rapide pour une synchronisation limitée dans un seul sens. Un développement interne offre la maîtrise complète, avec la responsabilité de maintenance dans la durée. Notre argument est plus modeste : l’équipe qui conçoit votre architecture financière prend aussi en charge le connecteur : une seule équipe adapte les deux côtés lorsque votre structure juridique, votre fiscalité ou vos règles comptables évoluent.
Que dira notre auditeur des écritures automatisées ?
C’est généralement la première question, à juste titre. Rien n’est comptabilisé sans enregistrement source. Chaque règle est documentée et chaque transfert horodaté. Une opération qui ne répond à aucune règle est confiée à une personne, au lieu d’être comptabilisée par approximation. La documentation demandée par l’auditeur fait partie des livrables du projet.
Combien cela coûte-t-il ?
Le coût dépend des pipelines, sociétés et données financières concernés. Nous définissons le périmètre pendant l’analyse et chiffrons la première étape. Vous décidez de la deuxième sur des chiffres réels.
Peut-on commencer par un périmètre réduit ?
Oui, et c’est généralement préférable. Une première étape comprend souvent la conception du passage de relais et la synchronisation des comptes et commandes dans un sens, pour une société. Le retour des factures et paiements vers Salesforce et les autres sociétés suivent quand cette étape est stable en production.
Que se passe-t-il si nous changeons d’ERP dans deux ans ?
C’est l’intérêt d’une couche d’intégration au-dessus des systèmes. La conception du processus et la documentation des correspondances restent valables ; seule la connexion ERP est reconstruite. Si l’analyse montre que la limite vient de l’ERP, nous le disons. Ce sujet se traite séparément, et notre Évaluation ERP est gratuite et indépendante.
Que devient l’activité pendant la transition ?
Elle continue. Nous testons le nouveau flux en parallèle sur des commandes réelles avant la bascule. Le processus existant reste en place jusqu’à démonstration de résultats identiques. La solution de repli est convenue par écrit avant la mise en production.
Vaudrait-il mieux regrouper le CRM dans l’ERP ?
Parfois, oui. Si vous comparez le maintien de Salesforce à un CRM natif dans l’ERP, notre page NetSuite CRM présente cette autre approche. Nous examinons les deux options selon votre situation.
