Skalierung des Spesenmanagements über 50+ Rechtseinheiten mit DATEV-Integration
Eine zentrale Plattform für Spesen- und Rechnungsmanagement, gebaut für europäisches Wachstum
Die wichtigsten Ergebnisse
- Standardisiertes, automatisiertes Spesenmanagement über mehr als 50 Rechtseinheiten hinweg
- Verlässliche DATEV-Integration für präzise Finanzexporte mit minimalem manuellem Aufwand
- Eine zentrale Plattform für Belegerfassung, Einreichung, Freigabe und Export
- Deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands für Finanz- und Buchhaltungsteams
- Schnellere Freigabe- und Erstattungszyklen für Mitarbeitende in jeder Gesellschaft
- Stärkere Richtlinien-Compliance durch konfigurierbare, automatisierte Freigabe-Workflows
- Eine zukunftssichere Plattform, gebaut zur Unterstützung von terralayrs fortgesetzter Expansion in ganz Europa
Die Herausforderung
terralayrs schnelles Wachstum führte zu einer zunehmend komplexen Organisationsstruktur, mit mehr als 50 Rechtseinheiten, die standardisierte Spesen- und Rechnungsmanagement-Prozesse benötigten.
- Die Spesenabwicklung stützte sich auf mehrere manuelle Schritte und dezentrale Prozesse, die je nach Gesellschaft variierten
- Begrenzte Transparenz erschwerte eine konsistente Einhaltung der Richtlinien
- Den Finanzteams fehlte ein zeitnaher Überblick über die unternehmensweiten Ausgaben
- Eine nahtlose DATEV-Integration war unerlässlich für präzise Finanzexporte mit minimalem manuellem Eingriff
- Die Lösung musste über die Gesellschaften hinweg skalieren und standardisieren und dabei fortgesetztes Wachstum unterstützen
Einführung
terralayr AG ist ein Schweizer Unternehmen für erneuerbare Energien, spezialisiert auf Batteriespeichersysteme (BESS) und Energieflexibilitätsdienste. Mit Hauptsitzen in Zug und Berlin entwickelt, besitzt und betreibt das Unternehmen ein wachsendes Portfolio netzskalierter Batterieanlagen und verschafft Versorgern, Energiehändlern, Netzbetreibern und Großverbrauchern Zugang zu Speicherkapazität, ohne die physische Anlage selbst besitzen zu müssen.
Mit der Erweiterung von terralayrs Projekt-Pipeline, einschließlich der vollständigen Übernahme des deutschen Batterie-Entwicklers Big Battery Deutschland im Februar 2026, wuchs auch die Struktur der Rechtseinheiten ebenso schnell. Die Organisation umfasst mittlerweile mehr als 50 Gesellschaften. Konsistente Finanzkontrollen und ein effizientes Spesenmanagement über diese Struktur hinweg zu gewährleisten, wurde zu einer wachsenden Priorität.
Die Lösung
terralayr implementierte die Module Expense Management und Invoice Processing von Perk und etablierte damit eine zentrale, hochautomatisierte Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiterspesen über die gesamte Organisation hinweg.
Eingeführte Kernfunktionen:
- Mobile Belegerfassung und Spesenerfassung für Mitarbeitende in jeder Gesellschaft
- Konfigurierbare Freigabe-Workflows, abgestimmt auf interne Richtlinien und Organisationsstrukturen
- Automatisierte Synchronisierung zentraler Stammdaten über Rechtseinheiten hinweg
- Direkte DATEV-Integration, die freigegebene Spesendaten für eine konsistente Buchführung in die Buchhaltungsumgebung überträgt
- Ein standardisiertes Rahmenwerk, flexibel genug, um bei Bedarf gesellschaftsspezifische Anforderungen zu berücksichtigen
Gelernte Lektionen
- Angesichts der Anzahl beteiligter Rechtseinheiten war die frühzeitige Etablierung eines klaren Governance-Modells einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren
- Die enge Zusammenarbeit zwischen terralayrs Projektteam und dem Implementierungsteam von Perk übersetzte Geschäftsanforderungen in skalierbare Prozesse ohne unnötige Komplexität
- Die Standardisierung gängiger Prozesse, wo immer möglich – auch wenn einzelne Gesellschaften oft einzigartige Anforderungen haben – reduzierte den Implementierungsaufwand deutlich und vereinfachte die laufende Verwaltung
- Regelmäßige Workshops, transparente Kommunikation und die aktive Einbindung von Finanz-, Buchhaltungs- und Verwaltungsteams unterstützten einen reibungslosen Rollout und eine starke Nutzerakzeptanz
Die Wirkung
- Standardisierte Spesenprozesse laufen mittlerweile über mehr als 50 Rechtseinheiten hinweg
- Belegerfassung und Spesenerfassung sind über die Perk-Mobile-App automatisiert
- Der manuelle Arbeitsaufwand für Finanz- und Buchhaltungsteams ist deutlich zurückgegangen
- Die Finanzleitung verfügt über verbesserte Sichtbarkeit und Transparenz bei den unternehmensweiten Ausgaben
- Freigabe- und Erstattungszyklen sind organisationsweit schneller
- Die DATEV-Integration läuft zuverlässig im großen Maßstab mit minimalem manuellem Eingriff
- Die Richtlinien-Compliance ist dank automatisierter, konsistenter Workflows stärker
Das Ergebnis
Mit Perk hat terralayr sein Spesenmanagement von einem manuellen, dezentralen Prozess in einen zentralen, digitalen und skalierbaren Betrieb verwandelt. Mitarbeitende, Genehmiger und Finanzteams profitieren nun von einem nahtlosen End-to-End-Workflow, der den Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig Transparenz und Kontrolle erhöht.
Gestützt auf Perks Automatisierungsfähigkeiten und dessen DATEV-Integration hat terralayr ein modernes Spesenmanagement-Rahmenwerk aufgebaut, das die wachsende Organisationsstruktur und die fortgesetzte Expansion in ganz Europa unterstützen soll.
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